5 เรื่องเกี่ยวกับ ตลับหมึกสำหรับพนักงานออฟฟิศ ที่ฝ่ายธุรการต้องเข้าใจ

ในออฟฟิศไทยทุกขนาด ตลับหมึกเป็นวัสดุสิ้นเปลืองที่ทำให้งานเอกสารดำเนินไปทุกวัน แม้พนักงานทั่วไปจะไม่สนใจรายละเอียดเรื่องนี้มาก แต่ฝ่ายธุรการที่จัดการ ตลับหมึกสำหรับพนักงานออฟฟิศ ต้องเข้าใจหลายเรื่องเพื่อให้การจัดซื้อและการดูแลเครื่องพิมพ์เป็นระบบ ไม่ขาดของกลางคันงาน บทความนี้รวม 5 หัวข้อสำคัญที่ฝ่ายธุรการมืออาชีพให้ความสำคัญ ตั้งแต่การเลือกชนิดตลับ การคำนวณปริมาณสต็อก ไปจนถึงการจัดการของเก่าให้กลายเป็นรายได้

Contents

เลือก ตลับหมึกสำหรับพนักงานออฟฟิศ ให้เหมาะกับลักษณะงาน คำนวณปริมาณสต็อก ตลับหมึกสำหรับพนักงานออฟฟิศ ให้พอดี จัดการตลับเก่าให้เป็นรายได้กลับเข้าออฟฟิศ คำถามที่พบบ่อยจากฝ่ายธุรการ บริการรับซื้อที่เกี่ยวข้องของ Bsunink คำถามที่พบบ่อย

เลือก ตลับหมึกสำหรับพนักงานออฟฟิศ ให้เหมาะกับลักษณะงาน

ออฟฟิศแต่ละแห่งมีลักษณะงานพิมพ์ต่างกัน บางที่เน้นเอกสารขาวดำสำหรับใบเสร็จและรายงาน บางที่ต้องพิมพ์โบรชัวร์และสไลด์พรีเซนเทชันสี การเลือกตลับหมึกจึงต้องดูตามลักษณะการใช้งานจริง ออฟฟิศที่งานพิมพ์เกินสิบแผ่นต่อวันต่อเครื่องควรพิจารณาเครื่อง Ink Tank หรือเลเซอร์ ที่ต้นทุนต่อแผ่นต่ำกว่าเครื่องอิงค์เจ็ทตลับเก่า ถึงราคาเครื่องสูงในตอนแรก แต่คุ้มภายใน 6-12 เดือน

สำหรับงานพิมพ์สีคุณภาพสูง เช่นโบรชัวร์การตลาดหรือเอกสารนำเสนอลูกค้า ตลับของแท้จากศูนย์ให้สีที่สดและทนกว่าตลับเทียบเท่า ความแตกต่างนี้สำคัญมากสำหรับเอกสารที่ต้องส่งให้ลูกค้าหรือลงโซเชียลมีเดียในรูปแบบงานพิมพ์ ส่วนเอกสารภายในที่ไม่ต้องการคุณภาพระดับนี้ ตลับเทียบเท่าระดับกลางก็ใช้งานได้ดี ราคาประหยัดกว่า 40-50% และมีรับประกันถ้าเลือกยี่ห้อที่ผ่านการทดสอบกับเครื่องในออฟฟิศ

การจัดประเภทผู้ใช้ในออฟฟิศก็ช่วยตัดสินใจได้ พนักงานในแผนกบัญชีและธุรการที่งานพิมพ์เป็นเอกสารใช้ภายในอาจใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ที่ใช้ตลับขนาดใหญ่และต้นทุนต่อแผ่นต่ำ ในขณะที่แผนกการตลาดที่งานพิมพ์เป็นสีและภาพคุณภาพสูงอาจต้องการเครื่องอิงค์เจ็ทระดับ Professional ที่ใช้ตลับสีหลายตลับ การลงทุนเครื่องตามแผนกช่วยให้ รับซื้อตลับหมึก เก่าและบริหารต้นทุนได้ดีกว่าใช้เครื่องรูปแบบเดียวกันทั้งออฟฟิศ

คำนวณปริมาณสต็อก ตลับหมึกสำหรับพนักงานออฟฟิศ ให้พอดี

การมีสต็อกที่พอดีไม่เกินจำเป็นคือศิลปะที่ฝ่ายธุรการมืออาชีพต้องเชี่ยวชาญ สต็อกมากเกินไปหมายถึงเงินจม ตลับเสื่อมตามอายุการเก็บ และพื้นที่เก็บที่อาจใช้ทำอย่างอื่นได้ ในขณะที่สต็อกน้อยเกินไปเสี่ยงต่อการขาดของกลางสัปดาห์ที่งานเอกสารเร่งด่วน วิธีคำนวณที่ใช้ได้คือดูปริมาณงานพิมพ์เฉลี่ยต่อเดือนของแต่ละเครื่องจากเคาน์เตอร์ที่ระบบเครื่องบันทึก หารด้วย Page Yield ของตลับที่ใช้ ได้จำนวนตลับที่ต้องใช้ต่อเดือน

เพิ่มสต็อกสำรองเท่ากับ 1-2 เดือนของอัตราการใช้เป็นมาตรฐานที่ปลอดภัย สำหรับออฟฟิศที่งานพิมพ์ผันผวนตามฤดูกาล เช่นช่วงสิ้นปีที่งานสรุปเยอะ ควรเพิ่มสต็อกพิเศษอีก 25-50% ในเดือนก่อนถึงช่วงเร่งด่วน บริษัทที่ใช้ระบบ ERP สามารถตั้ง Reorder Level ที่ระบบแจ้งฝ่ายจัดซื้ออัตโนมัติเมื่อสต็อกถึงระดับที่กำหนด ระบบนี้ลดงานของฝ่ายธุรการและป้องกันการขาดของได้ดี

เคล็ดลับที่ออฟฟิศใหญ่ใช้คือการรวมยอดสั่งซื้อกับสาขาอื่นหรือบริษัทในเครือ ผู้จัดจำหน่ายส่วนใหญ่ให้ส่วนลดเพิ่มเมื่อยอดเกินสิบกล่อง การประสานงานล่วงหน้ากับฝ่ายธุรการของสาขาอื่นและสั่งครั้งเดียวต่อไตรมาสช่วยประหยัดงบประมาณได้ 10-20% สำหรับบริษัทที่มีหลายสาขา การมีระบบจัดซื้อกลางก็เป็นกลยุทธ์ที่ช่วยให้ทุกสาขาได้ราคาดีเท่ากัน

การเปลี่ยนตลับและบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ก็เป็นเรื่องที่ฝ่ายธุรการควรอบรมพนักงานให้เข้าใจเบื้องต้น พนักงานที่รู้วิธีเปลี่ยนตลับเองและทำการล้างหัวพิมพ์เบื้องต้นเมื่อสีเริ่มจาง ช่วยลดเวลาที่เครื่องหยุดทำงานและลดงานของช่างที่ต้องเรียกเข้ามาแก้ปัญหา การจัดอบรมระยะสั้นแบบ workshop หรือทำคู่มือกระดาษวางใกล้เครื่องเป็นวิธีง่ายที่ทำให้ทุกคนพึ่งตัวเองได้

ฝ่ายธุรการที่จัดการดียังควรมีระบบรายงานปัญหาที่เครื่องพิมพ์ผ่านช่องทางที่สะดวกเช่น Line กลุ่มหรือฟอร์มออนไลน์ พนักงานที่เจอปัญหาสามารถแจ้งทันทีและฝ่ายธุรการตามแก้ปัญหาได้เร็ว ระบบนี้ลดเวลาที่งานพิมพ์หยุดและช่วยให้พนักงานในแผนกที่เกี่ยวข้องทำงานได้ราบรื่น

จัดการตลับเก่าให้เป็นรายได้กลับเข้าออฟฟิศ

หนึ่งในเรื่องที่ฝ่ายธุรการมืออาชีพให้ความสนใจคือการเปลี่ยนของเหลือใช้ให้เป็นเงิน ตลับใช้แล้วของออฟฟิศมีมูลค่ารับซื้อในตลาด ราคาขึ้นกับยี่ห้อและรุ่น Canon PG-810/CL-811 อยู่ที่ 20-50 บาทต่อชิ้น HP 682/683 ที่ 40-80 บาท Epson 664/003/008 ที่ 10-25 บาท และตลับเลเซอร์ Cartridge 325/326/337 ที่ 80-200 บาทต่อชุด ออฟฟิศกลางที่ใช้เครื่องสิบเครื่องอาจสะสมรายได้จากการขายตลับเก่าได้ 2,000-5,000 บาทต่อปี

วิธีจัดการคือการตั้งจุดเก็บตลับเก่าเฉพาะ ใช้กล่องพลาสติกฝาปิดติดฉลาก พนักงานที่เปลี่ยนตลับนำมาวางที่จุดนี้ทันที ฝ่ายธุรการตรวจกล่องรายเดือนและประสานกับผู้รับซื้อเมื่อยอดถึงเกณฑ์ บริการรับถึงที่ของผู้รับซื้อมืออาชีพเริ่มที่ยอด 20 ตลับขึ้นไปในเขตกรุงเทพและปริมณฑล ไม่มีค่าบริการเพิ่ม ลูกค้าต่างจังหวัดใช้บริการส่งพัสดุ ฟรีค่าจัดส่งเมื่อยอดเกิน 50 ตลับ

การ ขายตลับหมึก เก่ายังเป็นโอกาสในการแสดงความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อม ตลับพลาสติกที่ทิ้งในถังขยะธรรมดามักไปจบที่กองฝังกลบ ใช้เวลาย่อยสลายเองนับร้อยปี การส่งให้ผู้รับซื้อที่มีระบบรีไซเคิลครบวงจรช่วยให้พลาสติกและโลหะกลับเข้าสู่เศรษฐกิจหมุนเวียน ออฟฟิศที่ส่งเอกสารรายงาน CSR หรือ ESG ให้ผู้ถือหุ้นสามารถใช้ข้อมูลนี้เป็นจุดขายของบริษัท ในยุคที่นักลงทุนรุ่นใหม่ให้ความสำคัญกับความยั่งยืน ดูเทคโนโลยี หมึกพิมพ์ที่ทันสมัย เพื่อเข้าใจตัวเลือกของตลาด

การ Outsource บริการจัดการเครื่องพิมพ์ทั้งระบบเป็นอีกทางเลือกที่บริษัทขนาดกลางถึงใหญ่ในไทยเริ่มใช้ ผู้ให้บริการ Managed Print Service จะดูแลตั้งแต่การติดตั้งเครื่อง การส่งหมึกตามรอบ การล้างหัว และการเก็บคืนตลับเก่า ค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือนคงที่ตามจำนวนแผ่นที่พิมพ์ ทำให้ฝ่ายการเงินคำนวณงบประมาณได้แม่นยำและฝ่ายธุรการลดงานบริหารจัดการอุปกรณ์ลง

สำหรับ SME ที่ไม่พร้อมเซ็นสัญญา MPS ก็สามารถใช้บริการแบบ Hybrid โดยซื้อตลับใหม่จากผู้จัดจำหน่ายที่รับซื้อตลับเก่ากลับด้วย ระบบนี้ใกล้เคียงกับ MPS แต่ยืดหยุ่นกว่าและไม่มีข้อผูกมัดระยะยาว Bsunink มีบริการรูปแบบนี้สำหรับลูกค้าทุกขนาด ติดต่อสอบถามผ่าน Line @656tdzma เพื่อจัดทำใบเสนอราคาที่ตรงกับลักษณะธุรกิจ

การพิจารณาเรื่องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลก็เป็นเรื่องที่ออฟฟิศยุคใหม่ต้องใส่ใจ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันบางรุ่นมีฮาร์ดดิสก์ภายในที่เก็บงานพิมพ์ของผู้ใช้ การให้พนักงานใช้รหัสผ่านส่วนตัวในการสั่งพิมพ์ และล้างข้อมูลในเครื่องเป็นประจำตามรอบคือมาตรการพื้นฐาน เมื่อต้องทิ้งเครื่องเก่าควรล้างข้อมูลทั้งหมดก่อนส่งคืนผู้รับซื้อ ลูกค้าองค์กรที่กังวลเรื่องนี้สามารถขอใบรับรองการทำลายข้อมูลจากผู้รับซื้อเป็นหลักฐานเก็บไว้

เคล็ดลับสุดท้ายคือการใช้ระบบ Print Management Software ที่ช่วยติดตามปริมาณการพิมพ์ของแต่ละพนักงาน ระบบนี้สามารถกำหนดโควต้ารายเดือนสำหรับงานพิมพ์ส่วนตัวและงานพิมพ์เพื่อการทำงาน ทำให้พนักงานตระหนักถึงต้นทุนและลดงานพิมพ์ที่ไม่จำเป็น บริษัทใหญ่ที่ใช้ระบบนี้รายงานว่าลดต้นทุนหมึกได้ 15-25% ในปีแรก โดยที่ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานไม่ลดลง ความสามารถในการเก็บข้อมูลเชิงสถิติยังช่วยฝ่ายธุรการในการเสนอแผนปรับปรุงให้ผู้บริหารอนุมัติ โดยอ้างอิงตัวเลขจริงที่บริษัทใช้ ทำให้การตัดสินใจเรื่องอุปกรณ์สำนักงานมีพื้นฐานทางข้อมูลที่ชัดเจน

คำถามที่พบบ่อยจากฝ่ายธุรการ

ถาม ตลับหมึกสำหรับพนักงานออฟฟิศ ควรเลือกของแท้หรือเทียบเท่า ตอบว่าขึ้นกับลักษณะงาน งานเอกสารภายในใช้เทียบเท่าระดับกลางคุ้มและประหยัดได้ 40-50% งานพิมพ์ลูกค้าและงานสีคุณภาพควรใช้ของแท้ การจัดประเภทเครื่องตามแผนกช่วยให้คุ้มที่สุด

ถาม สต็อกตลับควรเก็บกี่เดือน ตอบว่า 1-2 เดือนเป็นมาตรฐาน ช่วงเร่งด่วนเพิ่ม 25-50% ใช้ระบบ ERP ตั้ง Reorder Level ให้แจ้งจัดซื้ออัตโนมัติเมื่อสต็อกถึงเกณฑ์

ถาม ลดต้นทุนตลับโดยรวมยอดสั่งซื้อได้อย่างไร ตอบว่ารวมยอดกับสาขาอื่นหรือบริษัทในเครือสั่งครั้งเดียวต่อไตรมาส ได้ส่วนลด 10-20% ผู้จัดจำหน่ายส่วนใหญ่ให้ราคาดีกว่าเมื่อยอดสั่งเกิน 10 กล่อง

ถาม ขายตลับเก่าได้รายได้เท่าไหร่ ตอบว่าออฟฟิศกลางที่ใช้เครื่องสิบเครื่องสะสมได้ 2,000-5,000 บาทต่อปี ตลับเลเซอร์ราคาดีกว่าตลับอิงค์เจ็ท สะสม 3-6 เดือนก่อนขายครั้งใหญ่จะคุ้มกว่า

ถาม จะรู้ได้อย่างไรว่าควรเปลี่ยนเครื่องพิมพ์ ตอบว่าคำนวณต้นทุนต่อแผ่นรวมค่าซ่อมและหมึก ถ้าเกินสองบาทต่อแผ่นและเครื่องอายุเกินห้าปี การลงทุนเครื่อง Ink Tank ใหม่จะคุ้มภายในปีเดียว

ถาม ฝ่ายธุรการควรเก็บข้อมูลอะไรเกี่ยวกับตลับ ตอบว่าวันที่ซื้อ ราคาต่อชิ้น ปริมาณที่พิมพ์ได้จริง วันที่เปลี่ยน และวันที่ขายตลับเก่า ข้อมูลนี้ช่วยคำนวณต้นทุนจริงและตัดสินใจเรื่องการเปลี่ยนเครื่องในอนาคต

บริการรับซื้อที่เกี่ยวข้องของ Bsunink

นอกจากบทความนี้ Bsunink ยังให้บริการรับซื้อตลับหมึกเก่าและเครื่องปริ้นที่ใช้แล้วทุกยี่ห้อทั่วประเทศ ลูกค้าในกรุงเทพและปริมณฑลสามารถดูบริการที่ รับซื้อตลับ นนทบุรี รวมถึงบริการเฉพาะแบรนด์ที่ รับซื้อเครื่องปริ้นใกล้ฉัน หากต้องการดูราคารับซื้อทุกยี่ห้อในที่เดียว ดู เรทรับซื้อตลับหมึก ราคา ทุกการประเมินไม่มีค่าใช้จ่ายและทีมงานตอบกลับภายใน 1 ชั่วโมงในวันทำการ